Comment préparer son audit Qualiopi ?

Audit Qualiopi – S’y préparer en équipe pour le vivre sereinement et le réussir

L’obtention de la certification qualité Qualiopi est un enjeu fort pour les organismes de formation. Que l’audit Qualiopi initial se soit plus ou moins bien passé, les spectres de l’audit de surveillance et de l’audit de renouvellement sont dans la tête de tous les dirigeants et responsables qualité car le maintien de cette certification est en jeu. Ceci d’autant plus que l’audit de surveillance n’est ni plus ni moins qu’un nouvel audit complet, même si une attention particulière est portée sur les indicateurs ayant eu une non-conformité lors de l’audit précédent.

Fort de ses 100% de conformités lors des audits initial et de surveillance, l’IFEAP vous propose de partager son expérience sur le sujet.

Comment se préparer aux mieux ? Comment impliquer l’ensemble de l’équipe dans cette démarche pour vivre sereinement le jour de l’audit Qualiopi et surtout le réussir et maintenir sa certification ?

Une méthode rigoureuse impliquant le collectif pour fédérer autour de la Qualité

Pour commencer, il est nécessaire de conduire un autodiagnostic du fonctionnement de l’organisme de formation au regard des indicateurs du référentiel national qualité maximum 1 an avant l’échéance.

Tout d’abord, le responsable qualité le réalise seul au regard de ce qu’il connait du fonctionnement de l’organisme en prenant bien évidemment en compte les résultats de l’audit précédent.

Puis il le partage avec la Direction et ensuite avec l’ensemble des équipes. Il prend bien évidemment en compte les remarques des collaborateurs pour ajuster ce dernier. Ce partage permet collectivement de dégager les enjeux pour le maintien de la certification et les priorités de travail pour la suite.

Enfin, à partir de cet autodiagnostic est proposé un plan d’action pour travailler sur les différents indicateurs : ceux les plus « problématiques » seront travaillés prioritairement bien en amont de l’échéance. Il est nécessaire d’identifier pour chaque indicateur travaillé les personnes qui seront sollicitées et travailleront sur ce dernier.

Donner une visibilité aux équipes des échéances de travail permet à tous de prendre conscience des enjeux et des délais.

En parallèle des travaux spécifiques sur les indicateurs, le responsable qualité crée (ou met à jour) une fiche par indicateur (ou famille d’indicateurs selon la pertinence) qui contient :

• Le ou les intitulés des indicateurs
• Les objectifs /attendus visés par les indicateurs (cités dans le référentiel)
• La description de ce qui est réalisé au sien de l’organisme de formation
• Les travaux en cours et/ou pistes d’amélioration
• Les données/informations à collecter éventuellement auprès des équipes (process, éléments de preuve)

Il est conseillé d’utiliser un code couleur pour identifier dans la fiche ce qui est stable et acté, de ce qu’il reste à collecter ou à réaliser.

Ces fiches serviront de référence lors de l’audit. Elles fluidifieront les échanges avec l’auditeur et faciliteront la recherche et la présentation des éléments de preuve.

Elles seront mises à jour au fur et à mesure de la réalisation des travaux prévus au plan d’action.

Par ailleurs, le responsable qualité prévoit la manière dont vont être collectées les informations auprès des collègues et comment va pouvoir se réaliser facilement l’accès aux éléments de preuves : collecte directement sur la fiche de manière collaborative ? Mise en place d’un d’espace numérique de travail commun ? Règles pour la gestion documentaire ?

5 à 4 mois maximum avant l’audit, il présente les fiches à l’ensemble des équipes. Il en fait une lecture détaillée :

• En s’assurant que chacun comprenne bien les enjeux et les attendus pour chaque indicateur
• En explicitant ce qui est déjà fait et les nouveaux process éventuels à mettre en œuvre
• En expliquant ce qu’il reste encore à réaliser (en rappelant qui en est en charge et pour quand)
• En présentant les informations à collecter auprès de chaque collaborateur : process, pratiques individuelles, éléments de preuves…

Il annonce ou rappel lors de cette présentation la date de l’audit et s’assure de la disponibilité de tous le jour J pour permettre plus de réactivité face à l’auditeur.

En complément de cette présentation, il peut être pertinent à la suite d’envoyer un mail aux parties prenantes pour leur :

• Confirmer par écrit ce qu’ils ont à réaliser
• Indiquer les échéances
• Donner la manière d’accéder aux différents outils prévus pour effectuer le travail.

Durant ces 4 mois, trouver des opportunités que ce soit par écrit ou à l’oral pour effectuer des rappels, des relances avec les échéances peut être aidant pour garder les collaborateurs impliqués et en alerte. Par ailleurs, faire des points réguliers avec la Direction pour partager avec elle l’avancée des travaux et trouver un appui dans le maintien de la dynamique d’équipe sur ce dossier.

A J-1 mois et à J-2 semaine, le responsable qualité réalise un état des lieux des fiches : avancement du plan d’action, collecte des informations. Il relance les personnes concernées et met à jour les fiches.

A J-1 semaine le responsable qualité réalise avec la direction une revue à blanc :

• Présentation des fiches
• Vérifications des informations /éléments de preuves par sondage et/ou en ciblant des formations qui pourraient potentiellement être fils rouges lors de l’audit

Cet audit blanc permet d’identifier les points à risque. La direction évalue ce qui peut encore être corrigé et ce qui ne peut plus l’être. Il restera ainsi au responsable qualité et aux collaborateurs 1 semaine pour les mettre en place.

Le jour de l’audit Qualiopi, la direction et le responsable qualité s’appuieront sur l’ensemble des fiches pour mener les échanges avec l’auditeur. Chaque membre de l’équipe au niveau de son activité du jour est en mesure de se rendre disponible en cas de besoin.

Une préparation rigoureuse et minutieuse qu’apprécie l’auditeur

L’exercice de l’audit Qualiopi est exigeant à la fois pour l’auditeur et l’audité. Si rien n’est préparé cela peut devenir un exercice très long et fastidieux qui va finir par mettre en difficulté l’organisme de formation.

A l’issue des 2 audits qui ont été réalisé pour l’IFEAP, l’auditeur a partagé ce qu’il a apprécié lors de ces exercices :

• La préparation avec les fiches « indicateurs » démontre pour lui que l’organisme est dans une démarche avérée d’amélioration continue
• Cette préparation a permis d’être efficace dans l’audition des indicateurs : rapidité dans la présentation des éléments de preuves, réactivité dans les réponses (par le responsable qualité et/ou des parties prenantes disponibles instantanément ou quasi instantanément) et argumentation pertinente.

Il est à noter que l’auditeur va toujours chercher à faire des propositions d’amélioration pour amener encore plus loin l’organisme de formation dans une dynamique d’amélioration continue. Il est nécessaire de les accueillir positivement même si nous pouvons avoir l’impression d’en faire déjà beaucoup et si nous répondons aux attendus…

Une préparation impliquante pour les équipes mais qui leur permet de s’interroger sur leurs pratiques.

Si la méthode utilisée pour répondre aux exigences de Qualiopi peut paraitre contraignante pour les collaborateurs, elle permet toutefois à ces derniers de prendre de la hauteur sur leurs pratiques.

Le reporting nécessaire pour la récupération des éléments de preuve ou pour le partage de leurs modes opératoires leur permet de se questionner et de prendre du recul sur leurs propres pratiques. Par ailleurs, le fait de les partager collectivement permet de mettre en avant les similitudes et les écarts, comprendre les réalités de chacun dans ses activités et de pouvoir ainsi proposer des process harmonisés par rapport à la Qualité.

Enfin réfléchir en équipe permet de gagner en efficacité notamment dans l’appropriation et la mise en œuvre des nouveaux process puisqu’ils sont partagés.

Une posture du responsable qualité impliquante et facilitante pour les équipes

Pour réussir ce défi et aborder l’audit sereinement, voici quelques points clés incontournables que le responsable qualité doit développer au niveau de ses compétences pour garantir l’adhésion de tous à la démarche.

• Être cadrant en rappelant régulièrement les enjeux, les règles, les échéances, tout en y donnant du sens, en étant rassurant et à l’écoute des résistances.
• Outiller les personnes pour faciliter leurs remontées d’information et le reporting
• Être à l’écoute et accompagnant dans les résistances ou les difficultés rencontrées par les collaborateurs en étant force de propositions pour des alternatives tant dans l’outillage que dans les démarches qui permettent d’amener les personnes vers le but recherché. La connaissance du contexte et des contraintes des différents métiers de l’organisme de formation est d’ailleurs un levier certain dans cet accompagnement.
• Être disponible pour les collaborateurs quand ils en ont besoin et accepter de répéter les choses.
• Le jour J être l’interface entre l’auditeur et les collaborateurs :
  • Être l’interlocuteur privilégié de l’auditeur en répondant à ses questions à l’aide des différentes fiches et outils à disposition qui ont été préparés
  • S’il s’avère nécessaire de solliciter des collaborateurs, accompagner leur prise de parole et leur argumentation ne pas hésiter à reformuler les questions de l’auditeur et adopter une posture rassurante.

A vous de jouer, n’hésitez pas à contacter Karine VINCENT pour un accompagnement personnalisé.

Pour vous former, l’IFEAP vous propose la formation : « Je rédige un programme dans le respect de la certification Qualiopi » afin de maîtriser les éléments contractuels d’un programme, leur sens et leur intérêt pour l’apprenant et pour l’acheteur de la formation.